特定技能の在留資格更新はいつから準備する？必要書類と審査で見られる点を介護施設向けに解説！

在留期間更新許可申請は、在留期間満了の概ね3か月前から受け付けられます。標準処理期間は2週間から1か月ですので、書類の収集期間を含めると満了の5か月前が実質的な準備開始日です。

この記事では、以下を順に整理します。

• 申請できる時期
• 特例期間の2か月ルール
• 本人と施設で分かれる必要書類の4分類
• 入管が受入れ機関に確認する4つの観点
• 不許可につながる原因
• 2026年10月からの手数料改定

更新は本人だけの手続きではありません。施設側の日頃の運用が、そのまま審査材料になります。

特定技能外国人の在留資格更新はいつから申請できる？

在留期間更新許可申請は、在留期間満了日の概ね3か月前から受け付けられます。6か月以上の在留期間を有する方が対象です。

ただし、申請できる日と準備を始める日は別ものです。書類の収集には1か月から2か月かかります。このセクションでは、時系列に関する疑問を次の5点に分けて解説します。

• 申請開始日と準備開始日の目安
• 特定技能1号の在留期間が決まる仕組み
• 特例期間の2か月ルール
• 特定技能1号の通算在留期間は原則5年
• 在留期限の一覧管理の方法

在留資格そのものの仕組みから確認したい方は、在留資格の基礎知識もあわせてご覧ください。

在留期間満了の3か月前から申請できるが準備開始は5か月前から

申請の受付開始は満了の概ね3か月前ですが、準備の着手は5か月前が現実的です。理由は、施設側で揃える書類の多くが取得に時間を要するためです。

住民税の課税証明書と納税証明書は本人が役所と税務署で取得する必要があり、社会保険関係の書類は年金事務所への照会が挟まります。

もう一つ考慮したいのが、入管の混雑期です。3月から4月と9月から10月は、入学時期や新卒採用、人事異動が重なって申請が集中します。

この時期に満了日が重なる職員がいる場合は、さらに早めに動いたほうが安全でしょう。

準備開始の合図は、在留カードの満了日から逆算した日付を管理表に書き込むことです。担当者の記憶に頼っている施設では、引き継ぎのタイミングで抜けが生じやすくなります。

特定技能1号の在留期間は3年を超えない範囲で個別に決まる

特定技能1号の在留期間は、3年を超えない範囲で法務大臣が個々に指定します。希望どおりの期間が許可されるとは限りません。

ここで区別しておきたいのが、在留カードに書かれた期間と通算在留期間の関係です。特定技能1号には通算5年という上限があり、在留カードの期間はその内訳にすぎません。

特定技能1号の通算在留期間は原則5年です。

通算在留期間にも注意が必要です。特定技能1号の通算在留期間は、上陸許可や在留資格変更許可を受けた日から計算され、過去に特定技能1号で在留していた期間も含まれます。

雇用契約の開始日とは必ずしも一致しないため、施設側でも過去の在留歴を含めて確認しておくことが大切です。

申請中に在留期限が過ぎたときに働き続けられる特例期間の2か月ルール

在留期間の満了日までに更新申請を済ませていれば、審査中に期限が到来しても就労を継続できます。

処分がなされる日、または満了日から2か月を経過する日のいずれか早い日までは、従前の在留資格のまま日本に在留できるためです。これを特例期間と呼び、出入国管理及び難民認定法第21条第4項が根拠になります。

現場でよく聞かれるのが、シフトに入れてよいのかという質問です。特例期間中は従前の在留資格で在留しているため、これまでと同じ業務に従事できます。

ただし、この特例が働くのは満了日までに申請を受け付けてもらえた場合に限られます。1日でも遅れれば特例期間は発生せず、その時点で不法残留の状態になります。

期限ぎりぎりの申請を避けたい最大の理由がここにあります。

特例期間は、在留期間の満了日から最長2か月です。

満了直前に申請しても、この2か月自体が短くなるわけではありません。ただし、追加書類や補正が必要になった場合の余裕が少なくなるため、期限ぎりぎりの申請は避けた方が安心です。

特定技能1号の通算在留期間は原則5年

介護分野には特定技能2号が設定されていません。特定技能1号の通算在留期間は原則5年ですが、介護福祉士国家試験の結果など一定の要件を満たす場合には通算6年を上限として在留期間の更新が認められることがあります。

長期的に日本で介護職として働き続ける代表的な道としては、介護福祉士の資格を取得し、在留資格「介護」へ変更する方法があります。

5年を超えて働き続けるには、介護福祉士の資格を取得して在留資格「介護」に切り替える道筋が中心になります。

ここで押さえておきたいのは、更新と変更が別の申請だという点です。在留期間更新許可申請は在留資格を変えずに期間だけを延長する手続きで、在留資格「介護」への移行は在留資格変更許可申請にあたります。

必要書類も審査の観点も異なります。

検討を始める目安は通算3年の時点です。介護福祉士国家試験の受験には実務経験3年と実務者研修の修了が必要で、試験は年1回しかありません。

ケアコンパスは、5年を逆算した段階的な育成モデルを提示しています。入社時に日本語能力試験N4、1年後にN3、2年後にN2、3年後に実務者研修、4年後に介護福祉士という道筋です。

グループの介護資格養成学校である関西福祉学院が実務者研修を提供しており、国家試験対策には通訳と日本語講師のサポートも付きます。在留資格の種類ごとの違いは介護分野の在留資格4種比較で、制度の全体像は特定技能「介護」とはで整理しています。

施設が在留期限を管理するときに使える一覧表のつくり方

在留期限の管理は、以下5つの項目を1枚の表にまとめるだけで大きく改善します。満了日を入力したら申請可能日を自動計算しておくと、担当者が交代しても運用が止まりません。

問題になりやすいのは、管理が特定の担当者に属人化しているケースです。事務長が1人で把握している施設では、退職や異動の際に情報が途切れます。

ケアコンパスは、定期面談と行政への定期届出、そして在留期間更新の管理を支援業務のなかに組み込んで運用しています。施設側の管理表と支援側の管理を二重に持っておくと、どちらかが抜けても気づける状態をつくれます。

特定技能「介護」の在留資格更新で必要な書類は？

更新に必要な書類の提出量は所属機関のカテゴリーによって変わります。上場企業や一定規模以上の法人はカテゴリーが上位になり、提出が省略できる書類が増える仕組みです。このセクションでは書類を次の4つの切り口で整理します。

• 本人が用意する書類
• 施設が作成する書類と介護分野の追加書類
• 社会保険と税金の証明書類
• 自社支援と委託の場合の分担

外国人本人が用意する書類

本人側で用意するのは以下が基本です。

• 在留期間更新許可申請書
• 証明写真
• パスポート
• 在留カード
• 住民税の課税証明書と納税証明書
• 健康保険証の写し
• 年金の記録に関する書類

国民健康保険や国民年金に加入していた期間がある場合は、その期間の納付状況も確認対象になります。転職前の空白期間がある職員では、ここでつまずくことがあります。

パスポートの有効期限も事前に確認してください。更新申請そのものには影響しませんが、残存期間が短いと本国の大使館での更新手続きと時期が重なり、現場が混乱します。

準備開始のタイミングで残存期間をチェックしておくと安心です。

本人が役所や税務署に出向く必要がある書類は、平日日中の対応になります。シフト調整を含めて逆算しておきたい部分です。

施設が作成する書類

施設側では以下書類が必要です。

• 特定技能雇用契約書と雇用条件書の写し
• 特定技能外国人の報酬に関する説明書
• 1号特定技能外国人支援計画書
• 賃金台帳
• 労働者名簿
• 出勤簿
• 社会保険と労働保険の加入状況を示す書類
• 介護分野における特定技能・育成就労協議会（2026年8月に「介護分野における特定技能協議会」から名称変更）の構成員であることを示す書類

これまで現場で最も多く差し戻しを見てきたのは、報酬に関する説明書と賃金台帳の記載が食い違っているケースです。例えば、説明書には日本人職員との比較を書くのに、賃金台帳では手当の内訳が別の区分になっているような不一致は、意図的でなくても説明を求められます。

様式にも注意が必要です。2025年4月1日施行の入管法施行規則改正にともない、参考様式の一部が変更されました。

前回の更新で使ったファイルをそのまま流用すると、旧様式のまま提出することになります。

提出前に、申請書・説明書・賃金台帳の3点で数字が一致しているかを突き合わせてください。この確認だけで差し戻しの多くは防げます。

社会保険料と税金の納付状況でつまずきやすいポイント

社会保険と税金について確認されるのは施設側の納付状況と本人側の納付状況の両方です。どちらかに滞納があると、審査で説明を求められます。

施設側でよくあるのは、パート職員から常勤に切り替えた際の手続き漏れが、更新のタイミングで表面化するケースです。

本人側では、住民税の特別徴収に切り替える前の未納が残っている例が見られます。入社初年度は普通徴収のまま納付書が自宅に届くため、本人が制度を理解しておらず放置してしまうのです。

滞納が判明した場合は、放置せず納付か分割納付の合意を先に済ませましょう。納付計画が確認できる状態であれば、事情を説明する余地が残ります。

書類準備を自社で進める場合と登録支援機関に委託する場合で分担はどう変わる？

支援を登録支援機関に委託していても、届出義務と雇用契約上の義務の主体は特定技能所属機関である施設に残ります。委託によって移るのは支援の実施と書類作成の実務であり、責任そのものではありません。

委託しても施設に残る義務の全体は、特定技能の受入れ機関に求められる基準と義務で一覧にしています。

自社支援の施設では、支援計画の実施記録と面談記録を自ら蓄積する必要があります。記録の様式が定まっていないと、更新の際に1年分を遡って作り直すことになります。

委託している施設で確認しておきたいのは、書類作成の分担と提出予定日です。どちらが何を作り、いつまでに揃えるのかを文書で共有すれば認識のずれは起きません。

ケアコンパスでは、必要書類の案内から入管への申請手続きまでを支援業務に含めています。施設側が用意するのは賃金台帳など社内にしか存在しない資料に絞られるため、事務負担の見通しが立てやすくなります。

在留資格更新の審査で入管は受入れ機関のどこを見ている？

在留期間更新許可申請は、在留資格の要件を満たしているかを、あらためて確認する審査です。そして確認される要件の多くは、外国人本人ではなく受入れ機関側の運用に関わります。

書類を揃える作業は最後の1か月の話であり、審査の結果を決めているのはその前の1年間です。確認される観点は次の3つに整理できます。

• 支援計画どおりの支援の実施
• 日本人と同等以上の報酬の維持
• 本人の納税と素行

支援計画どおりに支援が実施されているか

入管が確認するのは、受入れ時に提出した1号特定技能外国人支援計画の以下のような内容が実際に履行されているかです。

• 生活オリエンテーション
• 公的手続への同行
• 日本語学習の機会の提供
• 相談や苦情への対応
• 定期的な面談

書面上の計画と現場の実態がずれていないかを見るわけです。

なかでも定期面談は、実施頻度が明確に定められています。3か月に1回以上の実施が必要で、この頻度は2025年4月の省令改正後も変更されていません。

届出の頻度が変わったことと混同しやすい部分です。

面談を実施していても、記録が残っていなければ実施の証明ができません。日付、面談者、内容、本人からの申し出の有無を記した記録を、その都度作成してください。

記録は更新のために作るものではなく、通常業務の副産物として残るのが理想です。面談のたびに定型の様式へ記入する運用にしておけば、更新時にまとめて作業する必要はなくなります。

面談で何を聞けばよいかは、外国人スタッフとの面談で何を話すかで質問例とあわせて紹介しています。

日本人と同等以上の報酬が維持されているか

特定技能外国人の報酬は、同等の業務に従事する日本人職員と同等額以上でなければなりません。

この要件は受入れ時だけでなく、在留の全期間を通じて維持する必要があります。だからこそ更新のたびに賃金台帳が確認されます。

問題が起きやすいのは、受入れから時間が経ったあとの昇給運用です。日本人職員には毎年の定期昇給があるのに、特定技能職員は入社時の金額のまま据え置かれているなら、受入れ時点では適合していても、2年目や3年目で差が開きます。

介護施設で特に確認したいのが、処遇改善加算の配分です。加算の対象に特定技能職員を含めているか、配分方法が日本人職員と同じ基準かを点検しましょう。

夜勤手当や資格手当の支給基準も同様です。

比較の根拠は書面で残しておきましょう。同等の業務に従事する日本人職員を特定し、その賃金と比べて説明できる状態にしておくことが報酬に関する説明書の実質的な中身になります。

外国人本人の納税と素行について

審査の対象は受入れ機関側だけにとどまりません。外国人本人についても以下が確認されます。

• 住民税の納付状況
• 年金保険料の納付状況
• 素行

日本で生活する者として法令を遵守しているかという観点です。

素行として見られる範囲は、刑事事件にとどまりません。交通違反の反復や、無断欠勤が常態化している状況も評価の対象になりえます。

自転車通勤の職員が多い介護施設では、交通ルールの周知が実務的な課題になります。

施設が把握しづらいのが、本人の生活面で起きている問題です。母国の家族への送金で生活が苦しくなり、住民税の納付が後回しになっているといった事情は本人から言い出さない限り表に出てきません。

だからこそ定期面談が機能します。3か月に1回の面談で納付状況や生活の状況を確認しておけば、更新の直前に想定外の事実が判明する事態を避けられます。

特定技能の在留資格更新が不許可になるのはどんなとき？

どのような事情が不許可につながるか、原因は施設側の事情と本人側の事情に大別されます。

原因が分かれば点検項目に変換できるという前提で、次の4点を順に見ていきます。

• 施設側の事情による不許可と期間短縮
• 本人側の事情による不許可
• 不許可通知を受けた場合の選択肢

施設側の事情で不許可や在留期間の短縮につながるケース

施設側の事情として典型的なのは以下4つです。

• 支援計画に定めた支援の未実施
• 届出の未提出
• 報酬の同等性の崩れ
• 社会保険の適用手続きの漏れ

いずれも単独で直ちに不許可になるとは限りませんが、複数が重なると更新の判断は厳しくなります。

本人側の事情で更新が通らないケース

本人側の事情で多いのは、住民税や年金保険料の未納です。金額の大小よりも、納付義務を認識したうえで対応しているかどうかが見られます。

納付が遅れていても、分割納付の手続きを踏んでいれば説明の余地があります。

長期の欠勤や連絡が取れない期間がある場合も、在留状況として確認されます。体調不良や家庭の事情であれば記録を残し、施設としてどう対応したかを説明できる状態にしておきましょう。

本人側の問題の多くは、施設が早期に気づけば是正できる性質のものです。気づく仕組みがあるかどうかが分かれ目になります。

不許可の通知を受けた場合に施設が取れる選択肢

不許可となった場合、本人には出国準備のための在留資格「特定活動」が付与されるのが一般的です。付与される期間は31日または30日で、この間に出国の準備を行います。

不許可の理由は、本人が入管の窓口で説明を受ける仕組みになっています。施設が直接照会しても回答は得られないため、本人に同行するか、申請取次を担った専門家を通じて確認する流れになります。

理由によっては、不備を補って再申請できる場合があります。書類の不足や説明不足が原因であれば是正の余地がありますが、要件そのものを満たしていない場合は再申請しても結論は変わりません。

いずれにせよ、不許可の連絡を受けてから対応を検討するのでは間に合いません。申請前の段階で懸念点を潰しておくことが、唯一の現実的な対策になります。

期届出を支援業務のなかで継続的に実施しています。日々の支援が記録として自然に蓄積されるため、更新の直前に1年分を遡って組み立て直す作業が発生しません。

特定技能の在留期間更新の手数料はいくら？

在留期間更新許可申請の手数料は、これまで窓口6,000円、オンライン5,500円の2種類でした。これが2026年10月1日に受け付ける申請分から、許可される在留期間に応じた段階制に変わります。

2026年10月からの新しい手数料はいくら？

改定後の手数料は、許可された在留期間の長さによって7段階に分かれます。申請の種類ではなく許可期間で決まるため、金額は許可が出るまで確定しません。

特定技能1号に当てはめると、1年の許可で窓口33,000円、6か月や4か月の許可で窓口18,000円になります。

通算5年を1年ごとの更新で満了まで進めた場合、更新は4回です。従来なら合計24,000円だった手数料が、132,000円に変わる計算になります。

オンライン申請では納付方法も変わります。収入印紙が使えなくなり、コンビニ決済または銀行決済のみとなり、手数料とは別に決済手数料が必要です。

2026年9月30日までに受け付けられた申請については、許可が10月1日以降になっても改定前の手数料で納付します。窓口であれば6,000円のままです。

更新手数料は施設と本人のどちらが負担する？

手数料は申請人である外国人本人に課されるものです。ただし実務上は、受入れ機関が負担する運用も広く行われています。

法令で施設の負担が義務づけられているわけではないため、どちらが負担するかは当事者間で決める事柄になります。

注意したいのが、支援に要する費用との区別です。1号特定技能外国人支援に要する費用は、外国人本人に負担させてはならないとされています。支援委託費を本人の給与から差し引くような運用は認められません。

手数料の負担については、雇用契約を結ぶ段階で明確にしておくことをおすすめします。改定によって金額が5倍以上になるため、これまで本人負担としていた施設では本人の生活への影響が無視できなくなります。

まとめ｜特定技能の在留資格更新で介護施設が次に取る3つの行動

まず、在留カードの満了日を全員分一覧化してください。満了日の3か月前を申請可能日、5か月前を準備開始日として同じ表に書き込みます。

ここまでが今日中に着手できる作業です。

次に、満了日が3か月以内の職員がいる場合は、賃金台帳と支援記録、面談記録、届出控えの4点が提出できる状態かを確認します。

そして、支援の委託先と書類作成の分担を文書で確認してください。更新は施設と支援側の共同作業であり、口頭の了解だけでは抜けが生じます。

ケアコンパスは介護分野に特化した登録支援機関として、定期面談と定期届出、在留期間更新の管理までを一体で担っています。

支援体制を見直したい施設からのご相談にも対応しており、登録支援機関の切り替えは一般に2週間から1か月程度で完了します。

いまの委託先の対応に不安がある施設様は、大阪の介護施設向け登録支援機関の変更・切替えのご案内もご覧ください。

更新まで見据えた体制をご検討の際は、登録支援機関をお探しの方へからお気軽にご相談ください。