特定技能の定期届出と随時届出とは？年1回への変更点と怠った場合の影響をわかりやすく解説

「特定技能の定期届出は四半期ごとのはず」「委託先が出してくれているはず」と考えていませんか。

2025年4月1日施行の改正で、定期届出は年1回になりました。

この記事では、介護特化の登録支援機関の立場から以下を解説します。

• 新しい届出様式
• 提出期限と必要書類
• 別紙2の署名
• 随時届出の6つのケース

特定技能の定期届出と随時届出は何が違う？

特定技能の定期届出と随時届出は、どちらも出入国在留管理庁への届出で、提出者は受入れ機関と定められています。

制度そのものの基本は、特定技能「介護」とはで整理しています。この章では、2つの届出の違いを次の3点から解説します。

• 定期届出で報告する内容
• 随時届出で報告する内容
• 届出が義務になっている法的根拠

定期届出は1年分の受入れ・活動・支援実施状況をまとめる報告

定期届出は、1年間に受け入れた特定技能外国人の働き方と、支援の実施状況をまとめて報告する手続きです。

対象期間は4月1日から翌年3月31日までです。その翌年度の4月1日から5月31日までに提出します。

現場では「定期報告」と呼ばれることもありますが、同じ手続きを指します。届出書本体には、受入れ機関全体の1年間の平均値を記載します。

出入国在留管理庁の「定期届出作成要領」では、主に次の項目の記載が求められています。

• 月平均の実労働日数
• 所定内と超過の実労働時間数
• きまって支給する現金給与額
• 賞与などの特別給与額
• 同じ職員を2年以上受け入れている場合の昇給率

あわせて、事業所ごとに作る別紙1で、外国人一人ひとりの受入れ・活動状況と支援の実施状況を報告します。給与の記録や面談の記録が、そのまま届出の材料になると考えておくとイメージしやすいでしょう。

随時届出は契約や支援体制に変化が起きたときの報告

随時届出は、雇用契約や支援体制に変化があったときに、そのつど出す届出です。期限は届出の事由が生じた日から14日以内です。

提出できるのは受入れ機関だけです。出入国在留管理庁の届出ページには、委託契約があっても登録支援機関は随時届出を行えないと明記されています。

退職や休業の連絡を委託先に伝えただけで届出が済んだと考えるのは危険です。

年1回の定期届出は時期が決まっているため、カレンダーで管理できます。一方の随時届出は、職員の退職や休業といった出来事の直後に判断が求められます。

受入れ機関の基準と義務の全体像は、特定技能の受入れ機関に求められる基準と義務で詳しく解説しています。

特定技能の定期届出の提出期限と必要書類は？

特定技能の定期届出の提出期限は、対象年度の翌年度の5月31日です。この章では、期限と書類について解説します。

2025年4月の改正で特定技能の定期届出は何が変わった？

2025年4月1日施行の改正で、特定技能の定期届出は四半期ごとから年1回に変わりました。あわせて、届出書の一体化や添付書類の見直しも行われています。改正前後の主な違いは次のとおりです。

対象期間4月1日から3月31日と提出期間5月31日までの年間スケジュール

定期届出は、4月1日から翌年3月31日までを1つの対象期間とします。この期間の実績を、翌年度の4月1日から5月31日までに提出する流れです。

次回の提出分（2026年度分）を例に、1年の流れを整理しました。

提出期間は2か月ありますが、賃金データの集計には思った以上に時間がかかります。納税証明書や登記事項証明書も、取得までに日数を要することがあります。

2026年春の初回提出では、私もいくつかの介護施設の担当者と一緒に1年分の数字を集め直しました。四半期ごとの届出に慣れていた施設ほど、集計の進め方の違いに戸惑っていた印象です。

5月下旬に慌てないよう、4月中に下書きを終えておくのが現実的な進め方です。

1日でも受け入れた年度は提出が必要になる

定期届出が必要かどうかは、対象期間中に特定技能外国人を1日でも受け入れていたかで決まります。反対に、対象期間中に受入れがなかった場合や、倒産・廃業で作成できない場合は提出不要です。

受入れ開始日の数え方にも注意しましょう。開始日は雇用契約の開始日ではなく、原則として「特定技能」での上陸許可日か在留資格変更許可日です。

たとえば2026年4月1日以降に許可を受けた職員は、2027年に出す2026年度分から対象になります。

介護分野では、介護福祉士に合格して在留資格「介護」へ移る流れがよく見られます。変更後の活動は届出の対象外ですが、変更前に特定技能として働いた期間の分は報告が必要です。

届出書本体と別紙と添付書類をそろえる必要書類一覧

定期届出では、届出書本体と別紙に加えて、受入れ機関に関する添付書類を提出します。改正で賃金台帳の写しの添付は不要になりました。

一方で、社会保険・労働保険・税の納付を確かめる資料などが求められます。

すべての受入れ機関が用意する基本の書類は次のとおりです。

受入れ・活動状況と支援実施状況を1つの届出書「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）」で報告します。2025年の改正前は2種類の届出書に分かれていたため、書類の組み立てが変わりました。

「定期届出作成要領」では、さらに受入れ機関に関する次の書類も挙げられています。これらは、一定の基準を満たせば提出を省略できます。

• 特定技能所属機関概要書
• 登記事項証明書（法人の場合）
• 業務執行に関わる役員の住民票の写し
• 労働保険料の納付に係る資料
• 社会保険料の納付に係る資料
• 納税証明書（その3）
• 直近1年度分の住民税の納付に係る資料

このほか、基準を満たすかどうかで種類の変わる誓約書も必要です。最新の一覧は、出入国在留管理庁の「特定技能所属機関による定期届出 提出資料一覧表」で確認できます。

細かい部分で度々改変が入るため、提出前に必ず最新版を見てください。

一定の基準を満たす機関だけに認められる添付書類の省略条件

受入れ機関に関する添付書類は、一定の基準を満たせば提出を省略できます。ただし、以下3つの条件をすべて満たすことが前提です。

1. 過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていない
2. 在留諸申請と各種届出をオンラインで行っている
3. 上場企業などの6つの類型のいずれかに当てはまる

6つの類型のうち、介護施設が当てはまりやすいのは、3年間の継続した受入れ実績があり、過去3年間に債務超過となっていない法人です。

注意したいのは、郵送や窓口で提出する場合は書類を省略できない点です。紙で出す限り、条件を満たしていても全書類が必要になります。

受入れ3年目以降の法人であれば、私は電子届出への切り替えをおすすめしています。書類の取得にかかる手間に加え、郵送の手配や窓口へ出向く負担もなくなるためです。

電子届出システムで定期届出を提出するときの利用者登録の注意点

定期届出は、出入国在留管理庁電子届出システムを使ってオンラインで提出できます。入管庁は電子届出を推奨しており、添付書類を省略するための条件の一つにもなっています。利用するには、事前の利用者登録が欠かせません。

• 利用者登録は余裕をもって申請する
• 登録時に「特定技能所属機関」の欄へチェックを入れる
• 受入れ機関のアカウントでログインして提出する
• 委託先の署名は別紙2をスキャンして添付する

「特定技能所属機関」にチェックがないと、定期届出の際にログインできません。すでに登録済みの施設も、チェックの状況を一度確認しておくと安心です。

年1回の定期届出と3か月に1回のまま続く定期面談の違い

2025年の改正で年1回になったのは届出の頻度で、定期面談の頻度は変わっていません。1号特定技能外国人との定期的な面談は、改正後も3か月に1回以上行う必要があります。

3か月ごとの面談で聞き取った内容は、別紙1の支援実施状況を書くときの土台になります。

面談を母国語で行えるかどうかも、記録の質を左右します。ケアコンパスでは、定期面談を支援業務の一つとして実施し、通訳は常駐とオンラインで継続して対応しています。

本音を話せる面談は、休業や退職の兆しに早く気づくことにもつながります。

関連記事：「外国人スタッフとの面談で何を話す？質問例と「大丈夫です」で終わらせない工夫」

登録支援機関に委託していても特定技能の定期届出を受入れ機関が出す理由は？

登録支援機関に支援を全部委託していても、特定技能の定期届出を提出するのは受入れ機関です。委託先任せのまま未提出になると、受入れの継続にも影響します。

在留期間の更新で押さえたい点は、特定技能の在留期間更新で注意したいポイントで解説しています。

登録支援機関の支援実施状況を受入れ機関が取りまとめて提出する新しい流れ

委託している場合の定期届出は、登録支援機関が支援実施状況を作り、受入れ機関が取りまとめて提出する流れです。

1. 受入れ機関が対象者と事業所を確定する
2. 登録支援機関が別紙1の支援実施状況を作成する
3. 登録支援機関が別紙2に署名する
4. 受入れ機関が届出書本体と別紙を取りまとめて提出する

改正前は、登録支援機関が支援実施状況を自ら届け出ていました。2025年4月の改正で、登録支援機関は受入れ機関を経由して支援実施状況を届け出る仕組みになりました。

複数の登録支援機関に委託している場合は、委託先ごとの支援実施状況をすべて集める必要があります。

ケアコンパスは、支援の全部委託を受ける登録支援機関として、別紙1の支援実施状況を作成して受入れ機関へお渡しします。4〜5月の提出期間に間に合うよう、受入れ機関と日程をすり合わせながら進めます。

委託によって軽くなる業務の範囲は、登録支援機関を利用するメリットでも紹介しています。

年度の途中で登録支援機関を変更したときの支援実施状況のまとめ方

年度の途中で登録支援機関を変えた場合は、委託先ごとの期間に分けて支援実施状況を取りまとめます。それぞれの期間の記録を集め、1年分として提出します。

変更前の委託先とは契約が終わっているため、翌年春に支援記録を受け取れるよう、切替時に引継ぎの約束をしておくことが大切です。

委託先を変えるときは、支援計画変更と支援委託契約の随時届出も14日以内に必要になります。

ケアコンパスでは、他の登録支援機関からの変更や引継ぎにも対応しています。切替にかかる期間は、一般に2週間から1か月ほどです。

支援体制の見直しを考えている方は、支援体制を見直したい方へをご覧ください。

特定技能の定期届出とは別に随時届出が必要になる6つのケース

特定技能の定期届出とは別に、雇用や支援に変化が起きたときは随時届出が必要です。期限は事由が生じた日から14日以内で、提出できるのは受入れ機関だけです。

雇用契約を変更・終了・再締結したときに必要になる届出

雇用契約の内容を変えたとき、契約が終わったとき、新たに契約を結んだときは、特定技能雇用契約に係る届出が必要です。

新たな契約とは、一度終了した後に、在留期限内で同じ受入れ機関と再び契約を結ぶ場合を指します。

介護施設でもっとも多いのは、職員の退職に伴う契約終了の届出です。自己都合で退職した場合も、雇用契約が終わった日から14日以内に届け出ます。

施設側の都合による退職では、受入れ困難に係る届出も対象になります。

退職時は、外国人本人にも契約の終了を届け出る義務があります。本人への声かけも忘れないようにしましょう。

契約内容の変更は、すべてが届出の対象になるわけではありません。給与の改定や勤務する事業所の変更を行うときは、届出の要否を事前に確認しておくと安心です。

支援計画の内容や支援責任者を変更したときに必要になる届出

1号特定技能外国人支援計画の内容を変えたときは、支援計画変更に係る届出を提出します。次の4つが対象として挙げられています。

• 支援計画の内容の変更
• 支援責任者や支援担当者の変更
• 委託する登録支援機関の変更
• 自社支援への切り替え

介護施設で見落としやすいのは、支援責任者や支援担当者の交代です。自社支援の施設では、人事異動や退職で担当者が替わることがあります。

社内の引継ぎだけで終わらせず、届出の対象になる点を押さえておきましょう。

登録支援機関との支援委託契約を締結・変更・終了したときに必要になる届出

登録支援機関との支援委託契約を結んだとき、内容を変えたとき、終了したときは支援委託契約に係る届出が必要です。期限はほかの随時届出と同じく、事由が生じた日から14日以内です。

この届出が必要になる主な場面は次のとおりです。

• 受入れ後に新たに登録支援機関へ委託したとき
• 委託する支援の範囲を変えたとき
• 委託先を別の登録支援機関に切り替えたとき
• 委託をやめて自社支援に移ったとき

委託先を切り替えるときは、1つの出来事で2種類の随時届出が必要になります。支援計画変更に係る届出と支援委託契約に係る届出です。

前の委託先との契約終了と新しい委託先との契約締結が重なるため、それぞれの日付を整理してから届け出ましょう。

受入れ継続が困難になったときや1か月以上活動できないときに必要になる届出

特定技能外国人の受入れを続けることが難しくなったときは、受入れ困難に係る届出を提出します。対象は、施設側の都合による退職、病気やけが、行方不明、死亡などです。

本人が退職するかどうかに関わらず、受入れの継続が難しくなった時点で届出が必要です。

2025年4月の改正で、病気やけが、妊娠や出産など1か月以上活動できない場合も対象に加わりました。

休業の相談を受けた段階で、私は1か月を超えそうかを受入れ機関と一緒に確認するようにしています。ケアコンパスは、通院の付き添いや生活面の相談を通じて体調の変化を早めに把握し、受入れ機関へお伝えしています。

特定技能基準省令の基準を満たさなくなったときに必要になる届出

受入れ機関が特定技能基準省令の基準を満たさなくなったときは、基準不適合に係る届出を提出します。基準を満たさない状態に気づいたら、事由が生じた日から14日以内に届け出ます。

基準には、報酬額が日本人と同等以上であることや、社会保険などの公的な義務を果たしていることが含まれます。給与の改定や法人の体制変更の後は、基準との関係を点検しておくと安心です。

届出をためらう担当者もいますが、基準不適合を把握しながら放置するほうが問題は大きくなります。早めに届け出たうえで、改善の進め方を管轄の地方出入国在留管理局と相談することが大切です。

1号特定技能外国人支援計画の実施が困難になったときに必要になる届出

1号特定技能外国人支援計画に基づく支援を実施できなくなったときは、支援計画の実施困難に係る届出を提出します。この届出は、2025年4月の改正で設けられました。

計画に書いた支援を予定どおり行えない状態が生じたときが対象です。

登録支援機関の側にも対応する仕組みがあります。支援の全部委託を受けた登録支援機関は、支援の実施が難しくなる事由が生じたとき、特異事案報告で入管庁へ報告します。

この報告には、支援の中で受入れ機関の基準不適合を把握した場合も含まれます。

まとめ

春の定期届出に向けて、今のうちに次の準備を始めておくと安心です。

1. 今年度に在籍した特定技能外国人と事業所を洗い出す
2. 委託先と別紙1・別紙2の作成分担と日程を決める
3. 電子届出システムの利用者登録とチェック欄を確認する
4. 毎月の労働時間と給与の記録を締める
5. 退職や1か月以上の休業が出たら随時届出の要否を確認する

届出の準備や支援体制に不安がある場合は、介護分野に特化した登録支援機関へ相談するのも一つの方法です。

ケアコンパスは、大阪の介護施設を中心に、特定技能外国人の採用から定着までを支援しています。定期面談や支援実施状況の作成を含む支援体制について、登録支援機関をお探しの方へからお気軽にご相談ください。