介護施設が登録支援機関を利用するメリットは？自社支援との違いを法令・工数・費用で比較！

特定技能の外国人材を受け入れるとき、登録支援機関への委託費を見て、この支出は本当に必要なのだろうかと考える方は少なくありません。

結論から申し上げると、支援そのものは受入れ機関に課された法的な義務であり、委託するかどうかは義務を果たすための手段の選択です。

要件と工数を踏まえたときに割に合うかどうかは、また別の問題です。

この記事では、大阪で介護分野に特化した登録支援機関として外国人材の採用と定着を支援してきたケアコンパスが、委託のメリットを法令対応、工数、母国語対応、定着の4つの軸で整理し、自社支援と比較します。

介護施設が登録支援機関を利用する4つのメリットとは？

登録支援機関に委託するメリットは、大きく4つに整理できます。

• 支援体制の基準を満たしたとみなされる法令面の確実性
• 義務的支援10項目と各種届出にかかる施設側の工数削減
• 相談や苦情への母国語対応の確保
• 定期面談を通じた定着への効果

いずれも介護施設が特定技能外国人を受け入れる際に、実際の負担として跳ね返ってくるポイントです。それぞれについて以下で解説します。

支援計画を全部委託すると支援体制の基準はどう扱われる？

支援計画の全部の実施を登録支援機関に委託した場合、受入れ機関が満たすべき支援体制の基準を満たしたものとみなされます。これが委託の最も大きな法令上のメリットです。

1号特定技能外国人を受け入れる施設は、支援計画を作成し、その計画に沿って支援を行う義務を負います。

支援計画は在留申請時の提出書類でもあるため、体制が整っていなければ受け入れそのものが進みません。委託は、この体制要件を契約によってクリアする手段です。

委託費はサービス料ではなく、法令上の基準適合を確保するための費用だと捉えると金額の意味が変わって見えてきます。

義務的支援10項目と届出を委託すると施設の工数はどこまで減る？

委託によって施設が手放せるのは、義務的支援10項目の実施と記録作成にかかる工数です。義務的支援は次の10項目と定められています。

• 事前ガイダンス
• 出入国する際の送迎
• 住居確保および生活に必要な契約支援
• 生活オリエンテーション
• 公的手続等への同行
• 日本語学習の機会の提供
• 相談および苦情への対応
• 日本人との交流促進
• 転職支援
• 定期的な面談および行政機関への通報

介護施設にとって特に重い項目は、空港送迎、住居確保、公的手続への同行の3つです。

いずれも平日日中に施設外へ人を出す必要があり、慢性的に人員が足りない現場では調整が難しくなります。

義務的支援はその全てを実施しなければならず、一つでも欠ければ支援計画を適正に実施していないと評価されます。実施の記録を残す作業も含めて外部に委ねられる点が工数面での実質的な効果です。

相談や苦情への母国語対応を委託するとどんな効果がある？

相談および苦情への対応は、外国人が十分に理解することができる言語で行うことが義務的支援として定められています。日本語での説明だけで足りるわけではありません。

介護の現場では、この要件が想像以上に重くのしかかります。

夜勤帯の急な体調不良、家族の入院、在留カードの更新期限といった相談は、勤務時間内に整理された形で持ち込まれるとは限らないためです。

日本語能力試験N4程度の語学力では、制度や契約に関わる話を正確にやり取りすることは困難です。委託先が母国語の相談窓口を備えていれば、施設は通訳者を自前で確保せずに義務を果たせます。

相談内容が本人の口から出てくる状態を保てることは、トラブルの早期発見という副次的な効果ももたらします。

3か月に1回の定期面談は介護人材の定着にどうつながる？

支援責任者等は、外国人本人とその上司等に対して3か月に1回以上の面談を行う義務があります。これは制度上の要件であると同時に、離職の予兆を拾う仕組みとしても機能します。

施設が自ら面談を行う場合、本人にとっては雇用主との面談です。

人間関係の悩み、シフトへの不満、送金や住居の問題は率直に出てこないことがあります。第三者である登録支援機関が入ると、施設に直接言いにくい話が表に出やすくなります。

介護分野では採用1名あたりの初期費用が数十万円規模に達するため、1年以内の離職は投資の回収前に損失が確定することを意味します。定着支援は、採用コストの回収期間を守るための仕組みでもあるのです。

登録支援機関への委託と自社支援は何がどう違う？

委託と自社支援の違いは、感覚的な手厚さではなく、要件の重さ、工数、費用、リスクの4つの観点で捉えると分かりやすくなります。ここでは両者の差を比較表で解説します。

自社支援を選ぶには、支援責任者と支援担当者を選任し、中長期在留者の受入れや生活相談に関する実績や経験を備えていることが求められます。

外国人材の雇用実績がない施設では、この入口の時点で要件を満たせないことが珍しくありません。要件を満たさないまま形だけ自社支援を続けている状態が最も危険であり、その場合は委託への切り替えを優先すべきです。

登録支援機関に委託できる支援の範囲はどこまで？

委託できる範囲を正しく理解しないまま契約すると、想定していた効果が得られません。委託範囲をめぐる論点は次の3つです。

• 義務的支援と任意的支援の区分
• 全部委託と一部委託の違い
• 委託後も施設側に残る届出

それぞれについて以下で解説します。

義務的支援と任意的支援は何が違う？

1号特定技能外国人への支援は、必ず行わなければならない義務的支援と、これに加えて任意で行う任意的支援に分かれます。

任意的支援は法令上の義務ではないため、実施するかどうかは施設と登録支援機関の取り決め次第です。

ここが見積書を読み解くうえでの分かれ目になります。月額費用の中に何が含まれ、何が別料金なのかは機関によって差があるためです。

契約前には、義務的支援10項目が全て含まれているか、任意的支援としてどこまで対応するのかを書面で確認しておくことをおすすめします。

全部委託と一部委託で施設側に残る要件はどう変わる？

支援計画は全部でも一部でも委託できます。ただし、受入れ機関が支援体制の基準を満たしたものとみなされるのは全部委託の場合のみです。

一部委託にとどめた場合、施設側の支援体制の基準は残り続けます。

ここは費用を抑えたい施設が最もつまずきやすい箇所です。

あわせて押さえておきたいのが、登録支援機関側の登録要件です。登録を受けるには支援計画の全部を実施できる体制が必要であり、支援の一部のみを行うものとしての登録は認められません。

費用を抑えたいという発想自体は自然だと考えます。ただし、一部委託を選んだ結果として支援責任者の選任要件が残り、委託費と自社工数の両方を負担することになるのであれば、費用面での利点は失われます。

負担を軽くする目的で委託するのであれば、全部委託が原則です。

登録支援機関に委託しても施設側に残る届出は何か

委託しても、届出の義務がすべて消えるわけではありません。支援の実施を登録支援機関に委託していても、随時届出を登録支援機関が行うことはできず、施設側の義務として残ります。

随時届出には、以下が含まれます。

• 雇用契約を変更したときの届出
• 支援計画を変更したときの届出
• 受け入れの継続が困難となったときの届出

定期届出についても、提出主体は受入れ機関である特定技能所属機関です。全部委託の場合は、登録支援機関の支援実施状況も取りまとめて施設が提出します。

なお定期届出のルールは令和8年（2026年）4月1日から変更され、対象期間は4月1日から翌年3月31日まで、提出期限は翌年5月31日までとなりました。従来の四半期ごとの提出とは運用が異なります。

届出が適正に履行されない場合は特定技能外国人を受け入れることができなくなります。そのため、委託先が届出資料の準備をどこまで支援してくれるかは選定時の重要な確認事項です。

登録支援機関への委託と自社支援はどちらを選べばいい？

どちらが正解かは施設の条件によって変わります。判断の目安となる条件を2つの側面から整理します。

• 登録支援機関への委託が向く施設の条件
• 自社支援でも無理なく回る施設の条件

それぞれについて以下で解説します。

登録支援機関への委託が向く介護施設の条件は？

委託が向くのは、以下のように外国人材の受け入れ実績がなく、支援に専従できる職員を置けない施設です。

• 特定技能外国人の受け入れが初めて
• 中長期在留者の生活相談に従事した経験を持つ職員が在籍していない

注意しておきたいのは、在籍する外国人スタッフが多い施設ほど自社支援はたいへんになる点です。

制度の理解や届出様式の習得にかかる手間は最初の一度で済みますが、3か月に1回以上の定期面談、公的手続への同行、住居確保といった支援は在籍者数に比例して増え続けます。

人数だけが増えて担当者が兼務のままという状態は、支援の抜けが最も起きやすい形です。現場を動かしながら制度への対応を続ける負担は想像以上に大きいため、外部の体制を使いながら経験を蓄積する進め方が現実的です。

ケアコンパスでは採用が決定するまでの費用を無料とし、入職後の生活支援から資格取得の後押しまで一貫して対応しています。

自社支援でも無理なく回る介護施設の条件は？

自社支援が成り立つのは、外国人雇用の実績と人員の余力が両方そろっている施設です。技能実習生や在留資格「介護」の職員を受け入れてきた実績があり、支援責任者と支援担当者の要件を満たす職員が在籍していることが前提になります。

そのうえで分かれ目になるのが、支援に専従できる職員を置けるかどうかです。

専従者を置いたうえで複数名を受け入れる施設であれば、制度対応にかかる手間を人数で吸収できるため、委託費との比較で自社支援が有利に働きます。母国語で相談を受けられる職員が既にいる場合は、さらに条件がそろいます。

この条件がそろう施設であれば自社支援は十分に合理的です。逆に、条件のうち一つでも欠けたまま自社支援を続けている場合は支援の未実施や届出漏れが起きやすい状態にあります。

現場では、受け入れ2年目で担当者が異動し、支援が止まってしまう事例が繰り返し起きています。

登録支援機関に委託するときのデメリットは？

委託にも当然マイナス面があります。判断材料として押さえておきたいのは次の2点です。

• 委託費用の年間負担
• 登録支援機関ごとの対応品質の差

それぞれについて以下で解説します。

登録支援機関の委託費用は年間でどれくらいの負担になる？

委託費用を月額3万円と仮定すると、1名あたり年間36万円、3名で年間108万円、5名で年間180万円になります。在留期間の上限である5年間を通して3名を受け入れ続けた場合の累計は540万円です。

委託費は在籍している限り発生し続ける固定費であり、この規模感を先に押さえておく必要があります。

月額はは登録支援機関ごとに幅があり、初期費用の有無や任意的支援の範囲によっても変わります。判断にあたっては、月額だけでなく、初期費用、在留期間更新時の手続費用、通訳対応が別料金かどうかを含めた年額ベースで比較してください。

金額だけを切り取ると、支援の範囲が狭い契約のほうが安く見えてしまいます。

登録支援機関の質に差が出るのはなぜ？

登録支援機関は、法令で定められた登録要件を満たせば登録を受けられる仕組みです。制度上の入口が共通である以上、分野ごとの実務理解や対応体制には差が生まれます。

介護分野では、この差が現場に直接跳ね返ります。委託先を検討する際は以下3点を軸に比較してください。

• 介護分野での支援実績
• 母国語対応の体制
• 届出資料の作成支援

夜勤を含むシフト、多職種との連携、利用者家族への対応といった事情を理解していない委託先では、面談の内容が形式的なものにとどまりがちです。

介護分野の実務を知らない委託先との契約は避けたほうがよいでしょう。支援の質が定着率を通じて採用コストの回収に直結するためです。

まとめ

自施設にとってどちらが合理的かを判断するために、次の3つを確認してください。

1. 義務的支援10項目のうち自施設で実施できる項目
2. 支援責任者と支援担当者に選任できる職員の有無
3. 委託費の年額と担当者の人件費の比較

この3点が整理できれば、委託か自社支援かの結論は自然に見えてきます。

委託を選ぶ場合は、介護分野での支援実績を持つ機関を選んでください。

ケアコンパスは大阪を拠点に介護分野へ特化し、採用決定までの費用を無料とし、入職後の定着まで一貫して支援しています。入職1年後の定着率は93.6パーセントです。

支援体制の組み立て方から相談したい方は、登録支援機関としての支援内容のご案内をご覧ください。

現状の体制で問題ないかどうかの確認だけでもお気軽にご相談いただけます。