送り出し機関とは？海外から介護人材を採用する仕組み・費用・注意点をわかりやすく解説！

特定技能の外国人材を検討し始めると、必ずと言っていいほど耳にするのが送り出し機関という言葉です。

何をしてくれる組織なのか、費用はどこまでかかるのか、説明を受けてもすぐには飲み込めないという方は多いのではないでしょうか。

送り出し機関とは、採用予定者の母国側で人材の募集や教育、出国手続きを担う機関です。

この記事では、送り出し機関の役割から採用の流れ、費用の内訳、契約前に確認すべきポイントまで、大阪で外国人介護人材の採用支援を行うケアコンパスが解説します。

送り出し機関とは？

送り出し機関とは、外国人材の母国側に置かれ、求職者の募集や日本語教育、出国前の手続き支援を担う機関です。

技能実習や特定技能で海外から人材を呼び寄せる際、多くの国でこの機関を介した手続きが必要になります。

ただし関わり方は制度や国によって異なり、一律ではありません。

海外の介護人材採用で送り出し機関・登録支援機関・受入れ機関の役割分担は？

海外からの介護人材採用には、3つの機関と本人が登場します。それぞれの役割と契約関係を整理すると、次のようになります。

送り出し機関は母国側の入口、登録支援機関は日本側の伴走役、受入れ機関は雇用主という役割分担です。

誰がどの契約を結んでいるかを理解しておくと、見積もりに並ぶ費目の意味も読み解きやすくなります。

送り出し機関の仕組みが国ごとに違うのはなぜ？

送り出し機関の仕組みは、日本と送出国との間で結ばれた協力覚書によって国ごとに定められています。

例えばベトナムの場合、海外在住者を新たに特定技能外国人として受け入れる際には、政府に認定された送り出し機関を通じて手続きを行う必要があります。

一方、既に日本に在留している方を採用する場合は、本人または受入れ機関等が駐日大使館で手続きを行う流れになり、送り出し機関を介さないケースもあります。

どの機関でもよいわけではなく、国ごとの認定状況を確認することが前提になります。

技能実習と特定技能で送り出し機関の関わり方はどう違う？

技能実習制度では、監理団体を通じた実習生受け入れの過程で送り出し機関の利用が原則必須です。

一方、特定技能制度における送り出し機関の要否は在留状況や送出国によって異なり、既に日本国内に在留する外国人を採用する場合は利用が不要なケースが多くなります。

ベトナムなど一部の国では、海外在住者を新たに受け入れる際に送り出し機関を通じた手続きが求められます。

技能実習と特定技能は制度の目的そのものが異なり、送り出し機関との関わり方も別物として理解しておく必要があります。

なお、技能実習は将来的に育成就労制度への移行が予定されている制度であり、ケアコンパスでは制度目的の違いから技能実習は取り扱わず、特定技能に特化した支援を行っています。

特定技能「介護」の制度そのものについては、特定技能「介護」とは？で詳しく解説しています。

送り出し機関を通じた海外採用はどんな流れで進む？

送り出し機関を通じた海外採用は、大きく分けて以下3つの段階で進みます。

1. 募集・選考
2. 手続き
3. 入国後の定着支援

全体では4か月から6か月程度、あるいはそれ以上の期間を見込んでおくと安心です。特に時間がかかりやすいのは、現地当局での審査や出国前の手続きの段階です。

求人依頼から人材選定までにどんな工程がある？

最初の段階では、施設の求人条件を送り出し機関側に伝え、候補者を絞り込んでいきます。

内定から在留資格の手続きまでにどんな工程がある？

内定が決まった後は、雇用契約の締結と並行して、在留資格に関わる手続きが本格化します。

入国から入社後の定着支援までにどんな工程がある？

入国後は、生活基盤の整備と現場への配属を並行して進め、その後も継続的な支援が続きます。

送り出し機関を通じた海外採用の費用は誰が払っている？

送り出し機関を通じた海外採用でかかる費用には、施設が負担する分と本人が母国側で支払ってきた分の2つがあります。

この2つを分けて理解しておくことが費用面のトラブルを避ける第一歩になります。

施設側が負担する費用の内訳は？

施設側が負担する費用は、主に次のような費目で構成されます。

• 送り出し機関への送出管理費
• 人材紹介会社への紹介手数料
• 本人の渡航費
• 在留資格の申請にかかる費用
• 住居準備などの初期費用

金額は採用ルートや国、依頼先によって幅があるため、この記事では相場の内訳構造のみを紹介しています。

介護人材本人が来日前に母国で支払っている費用は？

特定技能で来日する外国人材の中には、母国の送り出し機関に対して日本語教育や出国手続きの費用を支払い、来日時点で既に一定の負担を抱えているケースがあります。

この負担が過大になると、来日後の早期離職につながりかねないことが制度上の課題として認識されています。

こうした事態を防ぐため、出入国在留管理庁の運用要領では、外国人本人が送り出し機関に支払う費用の額と内訳について本人が十分に理解し合意していることや、費用の明細書が提示されることを受入れの基準の一つとして定めています。

受入れ機関には、この内容を面接や契約の段階で確認する役割があります。

保証金や違約金があるとき受入れ機関は雇用契約を結べる？

外国人材が送り出し機関などから保証金を徴収されていたり、違約金を定める契約を結ばされていたりすることを認識しながら雇用契約を締結した場合、受入れ機関は制度上の欠格事由に該当し、以降5年間、特定技能外国人の受け入れができなくなります。

知らなかったでは済まされないため、契約前の確認が欠かせません。

トラブルを避けるために送り出し機関の何を確認すればいい？

送り出し機関を通じた採用でトラブルを避けるには、以下3つの観点から確認しておくことが有効です。

• 機関そのもの
• 費用の透明性
• 契約条件

確認を怠ると、契約後に想定外の費用や条件が判明することもあります。

送り出し機関そのものを確認するポイントは？

まず、送り出し機関自体が信頼できる機関かどうかを確認します。

• 送出国政府の認定リストに掲載されている機関かどうか
• 日本語教育や介護分野の事前教育の内容が具体的かどうか
• 過去の送り出し実績や定着状況を説明できるかどうか

費用の透明性を確認するポイントは？

次に、費用の内訳がどこまで開示されるかを確認します。

• 費用の内訳が一式表記でなく明細で開示されるかどうか
• 本人が母国で支払った費用を面接時に確認しているかどうか
• 支援業務費用など毎月発生する費用が明確かどうか

例えば、弊社Care Compass（ケアコンパス）では、採用決定までの費用を無料とし、支援業務費用も月額3万円という明確な料金体系を公開しています。

内訳が見えにくいと感じたときは、他社の見積もりと比較してみることをおすすめします。

契約条件を確認するポイントは？

最後に、契約書に不当な条件が含まれていないかを確認します。

• 保証金や違約金を定める契約がないと明言できるかどうか
• 費用を本人に直接または間接に負担させる条項がないかどうか
• 契約解除や転籍に関する条件が明記されているかどうか

海外採用と国内在住人材の採用はどちらを選べばいい？

海外採用と国内在住人材の採用は、比較する軸と、施設ごとの状況の両方から考えると判断しやすくなります。

海外採用と国内在住人材で期間・費用・日本語力はどう違う？

まず、期間、費用、日本語力の3つの軸で整理すると、次のような違いがあります。

施設の状況によってどちらが向いている？

どちらか一方が常に優れているわけではなく、施設の状況によって適したルートは変わります。

一般的には、急いで人数を確保したい場合は国内在住人材、時間をかけてでも幅広い候補から選びたい場合は海外採用が向いていると言われます。

ケアコンパスでは、初めて外国人材の採用に取り組む施設には、まず国内在住人材から始め、慣れてきた段階で海外採用も検討する進め方をおすすめします。

ただし、受け入れ体制が既に整っている場合や、特定の人数をまとまって採用したい場合は海外採用から始めても問題ありません。

ケアコンパスでは、送り出し機関を経由した海外採用と国内在住人材の紹介の両方に対応しており、施設の状況に応じてどちらのルートが合うかご相談いただけます。

1年後の定着率93.6%という実績も、ルート選定の判断材料としてご確認ください。

まとめ

送り出し機関の仕組みや費用の流れが見えてくると、海外採用は決して手の届かないものではなくなります。

次に取るべき行動は、今検討している提案や見積もりについて、費用の内訳と本人負担の有無を確認することです。

自分たちだけで判断がつかない場合は、無料相談を活用しながら複数の選択肢を比較してみてください。

ケアコンパスでは、外国人採用が初めての施設向けの相談窓口を用意しており、送り出し機関経由の採用と国内在住人材の紹介のどちらについても具体的にご案内できます。

詳しくはこちらの相談窓口をご覧ください。